FE PÚBLICA
Presunción de legalidad o veracidad de que por el sólo hecho de intervenir en un acto es verídico.
El funcionario es “Ministro de fe pública”, ejemplos Notarios, Conservadores, archivero, Secretario de tribunal, Receptor, entre otros. La ley le ha dado ese carácter de Ministro de fe..
El Notario extiende la escritura
Pública
Encabezamiento.
Fecha, lugar.
Comparecencia (intervinientes).
Desarrollo.
En comprobante y para lectura, firman los comparecientes.
OBLIGACIONES DE CARÁCTER TRIBUTARIO DE LOS NOTARIOS
Se ha dicho y con bastante razón, que una de las funciones no reconocidas pública al Notario es la de ejercer una labor fiscalizadora del cumplimiento de obligaciones tributarias respecto de los actos y contratos que ante él se otorguen y que se encuentren afectos al pago de impuestos.
Esta labor la cumplen los Notarios, como consecuencia de diversas leyes que también le imponen fuertes sanciones en el evento de no darle el debido cumplimiento, así tenemos por ejemplo el Art. 103 del Código Tributario, que dispone “los Notarios, Conservadores, Archiveros y otros Ministros de fe que infrinjan las obligaciones que les imponen las diversas leyes tributarias, serán responsables en la forma prevista en dichas leyes.
Por otra parte el Art. 78 del Código Tributario establece una responsabilidad adicional al Notario, al disponer que estos Ministros de fe pública, tendrá la obligación de vigilar el pago del tributo que corresponda a cada documento que autoricen o protocolicen, respondiendo solidariamente con los obligados al pago de impuesto.
Las Actas Notariales
En su actuar habitual, el Notario se mueve dentro de grandes grupos de actividades que son por las cuales el público le reconoce, así por ejemplo: tenemos el otorgamiento de escrituras públicas, la autorización de firmas y el levantamiento de actas de constancias.
Acta y Escritura
La diferencia fundamentas entre ellas, es que la primera constituye una simple exposición de hechos percibidos y constatados por el Notario, no llegando a constituir fuente generadora de más obligaciones y derecho que aquellos que como consecuencia de su certificación, pudieran determinado a posterior por un Tribunal. En definitiva el acta notarial como instrumento emanado de un Ministro de fe, solo podrá ser destruida en su mérito, mediante el juicio de falsedad.
Podemos señalar como concepto de acta notarial, que es un documento original en que el Notario a instancias de una parte consigna los hechos y circunstancias que presencia o le constan.
En cuanto a las diferencia entre el acta y la escritura podemos indicar lo siguiente:
1.En cuanto al procedimiento:
En todas las escrituras públicas, existe un orden lógico nombrado por la propia ley y que dice relación con el encabezamiento (lugar, fecha y datos del notario)
.
La comparecencia que dice relación con el nombre completo, Rut, estado civil, nacionalidad y domicilio. A continuación tenemos la parte expositiva que contiene el desarrollo del contrato y por último, tenemos una parte final que concluye con las expresiones en comprobante y previa lectura firman los comparecientes.
En cambio en las actas notariales, no existe un orden lógico nombrado por la Ley, sino que ellas siguen el desarrollo de los acontecimientos que se trata de certificar.
2. En cuanto al notario:
La escritura, es por regla general sedentaria, esto significa que normalmente se otorga en un lugar determinado que es la notaría y excepcionalmente fuera de ella, el acta notarial en cambio normalmente se realiza fuera de la notaria, ya que lo que se busca es dejar constancia de ciertos hechos normalmente de carácter material.
3. En cuanto a las partes:
En las escrituras la firma es siempre necesaria, en las actas en cambio pueden omitirse la firma del requerido, cuando este se niega, lo importante es la constancia que hace el notario de los hechos.
Como hemos visto existen diferencias sustanciales entre un acta notarial y una escritura pública, incluso podemos señalar que desde el punto de vista legislativo, existe un trato distinto más regulado en el caso de la escrituras públicas. A través del Código Orgánico de Tribunales que en el caso de las actas notariales.
Pese al uso cotidiano que se hace de las actas no existe en nuestra legislación un normativa específica que fije cuales son los limites y alcances.
Por la importancia y trascendencia que tiene las actas notariales, sería necesario que el legislador las regulara con más detalle.
Al respecto don Eugenio Gaete (Abogado
, señala que mientras la escritura pública ha recibido un tratamiento importante, las actas notariales, por el contrario han tenido un trato casi despectivo, a diferencia de lo que ocurre en la legislación comparada o extranjera en que se les ha dado un trato preferente. Sin perjuicio de lo anteriormente expresado el antecedente legal que tiene las actas notariales y que permiten al notario levantarlas, está contenido en el Art. 401 N° 6 del COT, que dice que dice que son funciones del notario entre otras, dar fe de los hechos para que fueren requeridos u que no estén encomendados a otros funcionarios.
Para don Eugenio Gaete, el acta notarial es un instrumento emanado de competente Notario y que no tiene carácter de escritura pública, también puede señalarse que es una constancia que levanta el Notario dentro del ejercicio de sus funciones relativas a la verificación por sí mismo de hechos o circunstancias, según se le ha solicitado por un tercero interesado y que no constituye escritura pública, siendo con todo un instrumento público.
En definitiva el acta notarial se traduce en un escrito relativo a aquello que el Notario ve, oye y percibe por sus sentidos.
A pesar del escaso o nulo trato legislativo de los actos notariales, ellas deben cumplir con ciertos requisitos mínimos para tener valor y son los siguientes:
1. La competencia de acuerdo a lo establecido en el Art. 401 N° 6 del COT, la diligencia o actuación, no debe ser encomendada a otro funcionario, sino fuere así el Notario está impedido de actuar. Además de lo anterior, la competencia se refiere a que el notario solo pueda actuar dentro de un territorio específico señalado en la propia Ley.
2. El requerimiento, esto significa que debe haber alguien que solicita la actuación del Notario, ya que no existe una disposición legal que faculte al Notario para actuar por iniciativa.
3. La legalidad en el ámbito de la actuación notarial, está además regido por la legalidad, y esto significa que no puede intervenir en la contratación de hechos o circunstancias en las cuales se presenten situaciones que pueden ser constitutivas de delito.
4. Información:
También es importante consignar como regla. de validez para acta notarial, la circunstancia que el notario no puede por su categoría y calidad, actuar en forma encubierta. Es decir cuando se le requiere el levantamiento de un acta y la diligencia debe verificarse con otra persona a quien afectara su resultado es del todo tipo y responsabilidad que el notario se identifique debidamente.
Partes que se distinguen en su acta
1. Encabezamiento:
En esta parte el notario deba expresar que a requerimiento de tal persona (que individualizara al menos con su nombre, apellido y Cédula de Identidad) se constituyó un determinado lugar con el objeto de levantar un acta sobre tales hechos o circunstancias.
2. La constatación:
En esta parte el notario expondrá haber advertido al afectado de que concurra en su calidad de notario y que habrá de levantar de acta de cuando vea clara y ordenada los hechos que motiva el interés del requirente, salvo que en el momento se persigue como un hecho relevante dejar constancia de la actitud del afectado.
3.La certificación y firma:
Aquí finalmente el notario expondrá ser efectivo cuando se ha visto establecido y firmaran.
No existe obligación para el notario de guardar el acta original en un archivo, sin embargo puede resultar una medida conveniente mantener un archivo de ella a lo menos en el computador.
Clasificación de las actas notariales
1. Actas de percepción:
Son aquellas en las cuales el notario deja constancia de aquellos hechos o circunstancias respecto de los reales, que ha percibido por sus propios sentidos.
2. Actas de hechos propios del notario:
Son aquellas en que el notario deja constancia de las actuaciones propias, así ocurre por ejemplo en las llamadas cartas materiales, en que el Ministro de fe, deja constancia de haber depositado un sobre en las oficinas de correo o de haberlo presentado personalmente al destinatario.
3. Actas de manifestaciones:
Son aquellas en la cuales el notario deja constancia de las declaraciones que le han formulado en una o más sentido quien concurran en su presencia (declaración jurada).
ETICA Y NOTARIO:
Siendo el notario un depositario de dar fe pública, su condición de garante de la verdad lo obliga solamente en lo personal, sino también en lo profesional, en tanto el notario debe dar garantía y seguridad en las relaciones jurídicas que se perfeccionan ante él.
El descrédito personal del notario implica un perjuicio directo para todos los que se desenvuelven en la misma especialidad.
Son faltas a la ética todos aquellos actos que afectan al prestigio de los notarios y a la dignidad de sus funciones.
Los aspectos vinculados a la vida privada del notario y sus actividades personales en principio, no debería afectar sus funciones, sin embargo a los notarios se le exige un comportamiento personal adecuado a la categoría del cargo que están ejerciendo.
Es por esta razón y a modo de ejemplo que el código de ética notarial que rige la capital federal de la República Argentina, declara como actos que afectan la ética profesional lo siguiente.
Ejemplo: La publicidad en forma de propaganda comercial, cualquiera que sea su medio de exteriorización, el reparto público de tarjetas, volantes u otros elementos de publicidad; el regalo de objetos que llevan estampado el nombre del notario; la instalación de letreros luminosos o de otro tipo que atraigan la atención pública por su tamaño o ubicación.
Libros que llevan los Notarios
Los notarios en el ejercicio de su actividad deben llevar una serie de documentos y libros que exige la Ley.
El libro más conocido de entre los que lleva el notario, es el protocolo o registro de instrumentos públicos en el cual se contienen las matrices de las escrituras públicas y documentos protocolizados
Se pueden distinguir 2 clases de libros:
Los directamente relacionados con la función notarial
Aquí encontramos:
1. Los protocolos de instrumentos públicos y documentos protocolizados. (matrices)
2. Los índices del protocolo (por abecedario)
3. Libro repertorio de instrumentos públicos. (orden de llegada de solicitudes)
4. Libros de instrucciones notariales.(encargos al notario)
5. Libros de actas del Ministro o Juez visitador
Libros que miran más bien al aspecto administrativo de la notaria
Aquí tenemos:
1. Libros de contabilidad
2. Libros de asistencia del personal
3. Archivos de correspondencia y oficios
EL CONSERVADOR DE BIENES RAICES
Se les define en el Art. 446 del Código Orgánico de Tribunales como Ministros de fe, encargados de los registros conservatorios de bienes raíces, de comercio, de minas de asociaciones de canalistas y demás que le encomienden las leyes.
Habrá un conservador de bienes raíces en cada comuna o agrupación de comunas que constituyan el territorio jurisdiccional de un Juzgado de Letras.
El Conservador inscribirá en el respectivo registro de títulos que al efecto se le presenten.
De acuerdo a lo establecido en el reglamento del Registro conservatorio de bienes raíces, el conservador puede llevar los siguientes libros:
1. El registro de propiedad, en el cual se inscribirán las traslaciones (trasferencias) de dominio
2. Registro de hipotecas y gravámenes, en el cual se inscribirán las hipotecas, las servidumbres, los usufructos y otros gravámenes semejantes que afecten al inmueble
3. El registro de interdicciones y prohibiciones de enajenar, en el cual se inscribirán todo impedimento o prohibición de enajenar referente a inmuebles sea convencional, legal o judicial. (común acuerdo, por ley, por el tribunal).
El Conservador de Bienes Raíces, cumple también con una actuación que tiene mucho que ver con la actividad jurisdiccional, ello es posible determinarlo al dar lectura a lo que establecen los artículos 13, 14, 15 y 16 del Reglamento del Conservador.
De estos textos se desprende que en ningún caso, la actividad del conservador puede considerarse como que son meros receptores de títulos para efectuar posteriormente la inscripción en el respectivo registro.
En efecto su misión va más allá y busca precisamente el constituir títulos que puedan producir efectos jurídicos válidos y que por lo mismo den certeza a las relaciones jurídico-patrimoniales.
Por lo anteriormente expresado, los Notarios cumplen una función calificadora respecto de los títulos que se le presenten para su inscripción.
El Notario don Miguel Vargas Espejo define esta facultad, como aquella que la ley atribuye a estos funcionarios (el Conservador de Bienes Raíces) para examinar el título o documentos cuya inscripción o anotación se solicita con el objeto de verificar si cumple con todos los requisitos legales para su inscripción.
Para que se cumpla esta facultad, una vez que se ha presentado un título para su inscripción, el Conservador debe efectuar sobre él ciertas calificaciones previas que determinan su admisibilidad para convertirse en inscripción.
La función calificadora básicamente se refiere a:
1. Competencia, en primer lugar deberá determinarse si el Conservador es o no competente para practicar la inscripción. Ello está determinado por el territorio jurisdiccional que le ha sido asignado. Es así como por ejemplo, si se le requiere la inscripción sobre un predio que no se encuentra ubicado dentro de su territorio jurisdiccional, deberá rechazar la inscripción de plano.
2. Las copias del título, otra calificación previa que debe efectuar el conservador está dispuesta en el Art.13 del reglamento, cuando señala que el Ministro de fe debe negarse a la inscripción si la copia del título que se presenta no es auténtica.
3. Calificación de la naturaleza del bien, dice también este artículo que el Conservador deberá rehusar la inscripción si el bien de que el título no es inmueble
4. Vicio de nulidad, también deberá rechazar la inscripción si es visible en el título algún vicio o defecto que lo anule absolutamente o si no contiene las designaciones legales para su inscripción.
El artículo 13 que establece las causales de calificación no es taxativo, ya que emplea la presión por ejemplo, por lo tanto debe considerarse que las causales que señala para rehusar la inscripción de un título no son las únicas. Así por ejemplo, pueden existir otras circunstancias que igualmente obliguen al Conservador a devolver el título, por ejemplo si el bien raíz de que se trata se encuentra ya inscrito a nombre de otro adquiriente o bien que la individualización del bien, no corresponda en cuanto a los deslindes al inmueble ya inscrito o finalmente, si el título no se ha dado cumplimiento a otras exigencias legales como autorizaciones para enajenar, subdividir y las obligaciones tributarias.
Características que presentan la facultad calificadora
En consideración a que la facultad calificador que efectúa el Conservador de Bienes Raíces, es muy especial, es evidente que es de naturaleza voluntaria y no contenciosa y que por su transcendencia, tiene un carácter preventivo toda vez que evita los problemas que deban derivarse para la práctica de inscripciones no ajustada a la Ley.
También se señala que es de una naturaleza precaria, ya que si el interesado ha interpuesto un reclamo ante la negativa del Conservador de Bienes Raíces, cesa de inmediato la actividad del Conservador de Bienes Raíces y ésta actividad la asume el Juez.
Importancia de la función calificadora
Esta función tiene la importancia de que normalmente las inscripciones al quedar realizadas conforme a derecho no dará lugar a controversia o juicios futuros.
Si el título cuya solicitud de inscripción se efectúa no ha sido rechazado por el Conservador de Bienes Raíces, se procederá a practicar la correspondiente inscripción sin demora. Si por el contrario el título no ha pasado la calificación previa, se devolverá al interesado dejándose constancia de los motivos por los cuales se rechaza.
Si el interesado en la inscripción estima que no es ajustada a derecho, la negativa del Conservador podrá efectuar el reclamo efectivo ante los Tribunales de Justicia.
Una vez que ha sido presentado en el Tribunal la reclamación, es trámite usual que el Juez dirige un oficio al Conservador a fin de que evacue un informe sobre el caso.