EL EXPEDIENTE ÚNICO

Es una herramienta administrativa utilizada en la administración pública cuya finalidad es reunir la documentación necesaria para sustentar el acto administrativo. Se inician a instancia de personas interesadas o por resolución administrativa. Se ordenarán los expedientes siguiendo el ordenamiento regular de los documentos que, por su naturaleza, no tengan relación directa con un acto administrativo ni lo hagan necesario, ni sea de ellos menester para la sustanciación de un trámite. Tampoco se formará expediente con aquellos asuntos que se tramitan exclusivamente a través de formularios. Los expedientes se identificarán por su número correlativo anual único para cada organismo, el cual será asignado por la unidad de administración documental.

QUEJA

Es la expresión formal de agravios sobre algo en particular que se considera injusto, agravante o abusivo. Presentar una queja significa poner por escrito situaciones o circunstancias que usted considere perjudiciales o injustas.

ORDENACIÓN DEL PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO

Se halla conformada por todas las actuaciones que han de preordenar el desarrollo del procedimiento hasta su finalización. Como principio que rige esta fase tenemos el de impulso de oficio y el de celeridad que ha de impregnar todo el procedimiento. La ordenación es un conjunto de actos menores que permiten el normal desenvolvimiento del procedimiento hasta llegar a la resolución definitiva. La ordenación del procedimiento se trata de actos de gestión documental y declaraciones de conocimiento que crean situaciones jurídicas. Se refiere a los criterios a los que debe someterse el proceso en general.

DESISTIMIENTO

Se conceptúa como una forma anormal de terminación del procedimiento y una vez que se haya realizado una breve introducción sobre el procedimiento administrativo.

FORMAS DE REVISIÓN DE ACTOS DE OFICIO

Nulidad de oficio, revocación, corrección de errores.

ACTOS DE ORDENACIÓN:

A. IMPULSO – Aquella actividad que tiende a hacer avanzar el procedimiento a través de las diversas fases que lo componen, significa el deber de las autoridades de dirigir e impulsar de oficio el procedimiento.

A. DE DIRECCIÓN – Es aquella por la que, en vista de cierta situación jurídica presente, se ordena en sentido propio la utilización de un instrumento procesal cualquiera. Actos por los que la autoridad gobierna las actuaciones de los administrados y la de otras autoridades. Tenemos:

• Actos resolutorios – Deciden las cuestiones de carácter incidental que pueden plantearse a lo largo del procedimiento.
• Actos de comunicación – Tienen por objeto transmitir a alguna persona algo que deba conocer o hacérsele conocer para el mejor desarrollo del procedimiento (comunicación entre órganos administrativos y administrados).
• Actos de intimación – Tienen por objeto imponer una conducta al destinatario (que comparezca, por ejemplo). Estos actos se sujetan a su régimen.

ACTOS DE CONSTANCIA – Cuando una situación procesal ha transcurrido ya íntegramente, no queda por hacer en ella. Tipos:

• Documentos – Los actos del procedimiento administrativo realizados de palabra se conservan mediante la redacción del documento correspondiente.
• Incorporación – Supone la recepción y custodia en el local en que tiene la sede el órgano administrativo del escrito donde se refleja el acto en cuestión y su unión a los restantes del mismo asunto.

EFECTOS

Se obtiene como resultado fundamental un cuerpo de escritos que refleja o representa el desenvolvimiento de las diversas actividades que tienen lugar a lo largo del procedimiento administrativo.

IMPULSO DEL PROCEDIMIENTO – A las autoridades les corresponde impulsar, dirigir y ordenar cualquier procedimiento administrativo sometido a su competencia hasta esclarecer las cuestiones involucradas, aun cuando se trate de procedimientos iniciados por el administrado.

IMPULSO DE OFICIO (actuaciones positivas):

• Iniciar el procedimiento.
• Impulsar el avance del procedimiento.
• Remover los obstáculos del trámite.
• Instruir y ordenar la prueba.
• Subsanar.

MEDIDAS CAUTELARES – La autoridad puede adoptar medidas cautelares mediante decisión fundamentada. Estas podrán ser modificadas durante el curso del procedimiento de oficio o a instancia de parte.

ELEMENTOS DE MEDIDAS CAUTELARES

• Subjetivos – Se faculta dictarla al funcionario competente para decidir el asunto de fondo y no al instructor del procedimiento. Puede adoptarse de oficio o a solicitud de parte.
• Objetivos – Solo se puede dictar dentro de un procedimiento ya iniciado.

INSTRUCCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

Una vez iniciado el procedimiento, debe desarrollarse de modo sencillo y eficaz. La instrucción es la fase del procedimiento conformada por el conjunto de actos mediante los cuales se aportan al órgano decisorio los elementos de juicio necesarios para que dicte resolución. Es importante porque a través de esta se pretende que el órgano administrativo cuente con toda la información necesaria para que pueda adoptar una resolución justa. En esta etapa se actúan las pruebas, informes y participan los interesados.

La instrucción es una fase del procedimiento integrada por actos cuya finalidad es dar a conocer al órgano decisorio los elementos necesarios para dictar su resolución.

PRINCIPIOS DE I.P

• Oficialidad – Permite a la administración que en cualquier momento pueda recabar datos para esclarecer los asuntos y adoptar una resolución.
• Antiformalismo – Se pueden efectuar pruebas a lo largo de todo el procedimiento.

Esta fase del procedimiento se halla presidida por el principio de oficialidad, lo que significa que, aun en el caso que el interesado no aporte los elementos de conocimiento necesarios para el debido conocimiento, debe la administración de oficio procurárselos.

OBJETO DE LA I.P

• Determinar, conocer y comprobar los datos mediante informes, declaraciones que pueden ser preceptivos o no.
• Información pública – Se trata de que, en la tramitación de determinados asuntos, se le pide la opinión generalizada a los particulares.
• La prueba.
• La audiencia del interesado, en la cual el interesado alegará todo lo que considere conveniente.

ACTOS DE INSTRUCCIÓN

Es el conjunto de actos administrativos destinados al acopio de elementos necesarios para lograr su convicción de la verdad material indispensable para decidir el derecho aplicable al caso. Tipos:

• Procedimentales – Dirigidos a aportar datos al expediente.
• Probatorios – Permiten demostrar la veracidad de las informaciones y documentos aportados, como son las testimoniales, declaraciones, inspecciones, peritajes, etc.

CARGA DE PRUEBA – Es el deber de demostrar los hechos indagados y recae sobre la administración, es decir, que resulta una obligación para la propia autoridad administrativa gestionar todos los hechos.

ACCESO A LA INFORMACIÓN

Tienen derecho a acceder al expediente en cualquier momento de su trámite, así como a sus documentos, antecedentes, estudios, informes y dictámenes. Solo se exceptúan aquellas actuaciones, diligencias, informes que contienen información cuyo conocimiento pueda afectar su derecho a la intimidad personal o familiar y las que expresamente se excluyan.

ALEGACIONES – Los interesados podrán aducir alegaciones y aportar documentos y elementos de juicio.

MEDIOS DE PRUEBA – Recabar antecedentes y documentos, solicitar informes, conceder audiencia a los administrados, interrogar testigos y peritos, consultar documentos y actas, practicar inspecciones oculares.

AUDIENCIA PÚBLICA

Es un espacio de participación ciudadana propiciado por las entidades de la administración pública, donde personas naturales o jurídicas y las organizaciones sociales se reúnen en un acto público para intercambiar información, explicaciones y evaluaciones.

La audiencia pública cifra su utilidad en el espacio que abren las entidades para informar, explicar, justificar y consultar su gestión ante la sociedad civil, permitiendo el seguimiento y evaluación de sus compromisos, planes y programas. Es un mecanismo deliberante, mas no decisorio.

DIFERENCIA DE PRUEBA PROCESAL Y LA DEL PROCEDIMIENTO

La prueba procesal busca convencer a un tercero imparcial de los hechos en que las partes fundan sus pretensiones. En cambio, en el procedimiento administrativo se busca el convencimiento, pero no de un tercero imparcial, sino el de la propia administración sobre los hechos que integran el presupuesto de su resolución.

CONCLUSIÓN DEL PROCEDIMIENTO

Una vez agotada la etapa de la instrucción y obtenidos los elementos suficientes para decidir, la autoridad administrativa emite una resolución pronunciándose sobre el fondo del asunto.

RESOLUCIÓN ADMINISTRATIVA

Consiste en una orden escrita dictada por la autoridad administrativa a cargo de un servicio público, que tiene carácter general, obligatorio y permanente, y se refiere al ámbito de competencia del servicio.

REQUISITOS DE VALIDEZ DE LOS ACTOS ADMINISTRATIVOS

• Competencia – Debe ser emitido por el órgano facultado en razón de la materia, territorio, grado.
• Objeto – Los actos administrativos deben expresar su respectivo objeto de tal modo que pueda determinarse inequívocamente sus efectos jurídicos.
• Finalidad pública – Debe adecuarse a las finalidades del interés público asumidas por las normas que otorgan las facultades al órgano emisor.
• Motivación – El acto administrativo debe estar debidamente motivado en proporción al contenido y conforme al ordenamiento jurídico.
• Procedimiento regular – El acto debe ser conformado mediante el cumplimiento del procedimiento previsto para su generación.

REQUISITOS DE LOS ACTOS ADMINISTRATIVOS

Producción y contenido, motivación, forma.

SILENCIO ADMINISTRATIVO

Se denomina al hecho de que cuando un ciudadano solicita algo a la administración pública, puede darse el caso de que esta no responda. Es silencio positivo porque lo que se solicita es concedido. Este silencio es una de las formas posibles de terminación de los procedimientos administrativos.

El silencio opera como un mecanismo que permite, en caso de inactividad por falta de resolución en procedimientos administrativos, imputar a la administración que se trata un acto administrativo presunto.