TEMA 6- DOCUMENTOS ESCRITOS DE COMUNICACIÓN EMPRESARIAL
1-En líneas generales, ¿para qué sirven los textos de organización interna?
–
Sirven para garantizar la coordinación y el buen funcionamiento de la empresa, así como documentar sus relaciones internas.
2-¿Podrían suprimirse las comunicaciones internas en la práctica habitual de la empresa?
–No.
3-¿Cómo suelen enviarse los avisos o anuncios a los componentes de una organización?
–
Suelen enviarse por correo electrónico o se exponen en el tablón de anuncios de la empresa, para anunciar algo o avisar de algún hecho de interés para todos.
4-¿Cómo debe ser la redacción y el envío de un memorándum muy extenso?
–
Breve y sin lugar a confusiones.
5-¿Son necesarias las convocatorias para todas las reuniones?
–
Si es imprescindible para que la reunión se desarrolle conforme al orden del día establecido. Pero no necesariamente con un documento formal. Se realiza cuando es necesario redactar acta.
6-Explica teóricamente cómo debe ser la estructura de una convocatoria
1º-
El Título:
en el que debe constar el tipo de reunión (consejo, asamblea, junta…) y en nombre del organismo, asociación o grupo que se reúne.
2º-
La convocatoria la propiamente dicha:
en la que se pide a los destinatarios que acudan a la reunión, se comunica el motivo de la misma y se precisa la fecha, la hora y el lugar donde se celebrará.
3º-
El orden del día:
normalmente comienza con la > y termina con >.
4º-
El cierre:
que suele comprender estos elementos:
*La fecha y el lugar desde el que se convoca.
*Antefirma del presidente.
*Firma del presidente.
7-¿Qué es y quién firma un acta?
Es la relación escrita de lo sucedido, tratado y acordado durante una reunión o asamblea. Es necesaria para que la reunión del día siguiente se desarrolle conforme al orden establecido el día anterior. Lo firma el secretario, ya que es el que lo elabora.
8-¿Qué utilidad tiene un certificado? ¿Es necesaria la firma de un certificado?
–
Sirve para constatar un determinado hecho. Se produce normalmente a instancias de quien lo recibe y lo elabora una persona autorizada en la organización. Puede confirmar: asistencia, participación, jornada, etc.…
9-Las notas de recepción de llamadas telefónicas, ¿son obligatorias? –NO
10-¿Qué objetivo tiene una portada de fax?
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El objetivo es que éste llegue a su destinatario concreto y no se produzca confusión cuando el fax se reciba.
11-Explica en qué medida los textos protocolarios afectan a la imagen de la empresa
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No tiene finalidad comercial, se envía por cortesía. Suelen ser de papel de calidad para cuidar la imagen de la empresa.
12-¿Cuándo se utiliza el saludo?
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Se utiliza para comunicar alguna información breve, de manera cortés, a personas con quien se mantiene o se quiere mantener una relación.
13-¿Cuándo se utilizan las tarjetas de invitación no personalizada?
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Cuando se quiere invitar a un destinatario pero sin que aparezcan sus datos en la invitación. Sólo aparece en el sobre.
14-¿Por qué se dice que las felicitaciones no deben ser excesivamente entusiastas?
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Porque se corre el riesgo de que la felicitación parezca poco sincera.
15-¿Qué diferencia existe entre una esquela y un texto de pésame?
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La diferencia es que la esquela se publica en la prensa, pueden publicarlas la familia o la empresa, y el texto de pésame es una carta o tarjeta que se envía a la familia.
16-¿Cuándo se suele usar el telegrama como documento de comunicación?
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Cuando quiere transmitirse un mensaje urgente y escrito.
17-¿Qué diferencia existe entre un documento administrativo y un documento para relacionarse con la Administración?
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El documento administrativo lo emite la Administración y el otro documento lo emite los ciudadanos.
18-¿Cuándo se utiliza la solicitud? ¿Se puede realizar una solicitud en un modelo impreso?
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Cuando se quiere hacer una o varias peticiones dirigidas a promover la acción del órgano administrativo al que se dirige, para satisfacer una o varias pretensiones con fundamento en un derecho subjetivo o interés legítimo.
19-La denuncia, ¿Inicia un procedimiento administrativo?
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A veces sí, pero hay casos en los que no se inicia.
20-¿Qué se intenta con las alegaciones?
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A través de ellas el interesado en un procedimiento aporta a los órganos responsables de éste datos o valoraciones para su consideración. Se intenta que el órgano administrativo dé la razón al interesado.
21-¿Para qué sirven los recursos?
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Es el documento que se dirige a un órgano de la Administración Pública que ha dictado una resolución con la que el interesado firmante no está de acuerdo. Por medio del recurso se solicita a la autoridad correspondiente que modifique el acto o resolución inicial.
22-¿Cuál es la diferencia fundamental en todos los modelos de recursos?
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El nombre de tipo de recurso que debe aparecer.
23-Redacta un aviso para todo el personal comunicando que el lunes 16 de febrero a las 10:00 horas se producirá un corte del suministro eléctrico que durará una hora.
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Se producirá un corte en el suministro eléctrico durante 1 hora el lunes 16 de febrero a las 10:00 horas.
24-Anuncia un cambio de mobiliario de oficina en el departamento de informática para el día 26 a las 15:00 horas
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Se producirá un cambio de mobiliario de oficina en el departamento de informática el día 26 a las 15:00 horas.