El Registro Mercantil en España

1. Inscripción de Empresarios Individuales

a) Carácter de la Inscripción

La inscripción de empresarios individuales tiene carácter voluntario. Únicamente existe una excepción: el empresario naviero. Los navieros son los únicos empresarios que, por ley, en ciertos supuestos tienen derecho a limitar su responsabilidad. Sin embargo, la inscripción del naviero empresario individual no es realmente obligatoria, sino que es un deber, no una obligación. De manera que, si el naviero no se inscribe, pierde el derecho a limitar su responsabilidad, pero no se le sanciona.

b) Tramitación

El reglamento se ocupa, en primer lugar, de establecer qué personas pueden inscribir a un empresario individual. Están legitimados para ello:

• El propio empresario.
• Los representantes legales del menor.
• El cónyuge del empresario, pero solo cuando se quiera cambiar el régimen económico de gananciales.

La inscripción puede hacerse en virtud de un modelo privado en el que consten los datos personales del empresario y puede presentarse personalmente o a través de un representante voluntario. Pero, en todo caso, es necesario que el registrador compruebe la autoridad de la firma. También es necesario que se presente un justificante de haberse dado de alta como empresario ante la Administración Tributaria.

c) Actos Inscribibles en la Hoja del Empresario

Según el Reglamento del Registro Mercantil (RM), en la hoja abierta a cada empresario individual deben inscribirse las siguientes menciones:

• Datos personales del empresario y su empresa.
• Sucursales.
• Declaraciones judiciales de incapacidad.
• Todos los poderes que ese empresario tenga otorgados.
• Datos del cónyuge del empresario, en su caso:
  • Régimen económico matrimonial.
  • Datos de inscripción del matrimonio en el Registro Civil.

Posteriormente, deberían inscribirse en la hoja abierta al empresario todas las modificaciones que se vayan produciendo.

El RM sigue un sistema llamado de «Folio Personal». Esto significa que el folio se le abre a la persona y ahí se inscriben sus propuestas empresariales. Sin embargo, existen dos excepciones:

• Se abre un folio para los buques.
• Se abre un folio para las aeronaves.

Estas inscripciones son las que continúan reguladas parcialmente por el Reglamento de 1956. Hay una tercera excepción, que son las sucursales, tanto si son propuestas de un empresario persona física como si son propuestas de una persona jurídica. Las sucursales son objeto de inscripción independiente cuando estén en una provincia distinta al RM en el que esté inscrito el empresario. Excepcionalmente, el registrador mercantil puede decidir abrir un folio propio en el que consten todas las sucursales de un empresario, aunque estén en la misma provincia.

Inscripción de «cualesquiera personas naturales y jurídicas cuando así lo disponga la ley»

Podrán inscribirse en el RM todas las personas físicas o jurídicas cuando así lo disponga la ley. De esta forma, se está dando entrada en el Registro a las nuevas figuras societarias, salvo que la ley que la regule establezca para ella un registro específico. Estos son objeto de folio propio con independencia de que también lo sea la entidad gestora. A estas se les atribuye una cierta personificación. Deben inscribirse:

• Todas las sociedades (personas jurídicas) que estén inscritas en un registro administrativo.
• Sociedades civiles que realicen actos mercantiles.
• Fondos de pensiones.
• Fondos de inversión.

Nuevas Funciones del RM

El RM, junto a las funciones de publicidad, tiene atribuidas una serie de funciones, en muchos casos complementarias de la publicidad y, en todo caso, necesarias para la seguridad del tráfico mercantil.

Funciones:

1. El depósito de las cuentas anuales de los empresarios obligados a ello.
2. Legalización de los libros contables de los empresarios.
3. Nombramiento de auditoría de cuentas en los supuestos previstos por la ley.

2. Inscripción de Sociedades y Entidades Mercantiles

A diferencia de la inscripción potestativa propia de los empresarios individuales, la de las sociedades y demás entidades mercantiles es obligatoria. Esa expresión genérica trata de incluir a todos los sujetos sometidos a la inscripción según el Art. 16 del Código de Comercio: sociedades mercantiles (colectivas, de responsabilidad limitada, anónimas…) y entidades mercantiles (cajas de ahorro, cooperativas de crédito, mutuas y cooperativas de seguros…), cuya regulación específica también obliga a la inscripción en el Registro Mercantil.

Al lado del carácter obligatorio que posee la inscripción registral de las sociedades y entidades mercantiles, deben ser considerados ciertos preceptos de nuestro ordenamiento que reconocen validez y obligatoriedad a los contratos de sociedad no inscritos en el Registro Mercantil. En tal caso, el contrato de sociedad será el que ordene el funcionamiento de esta y su eventual disolución, pero los socios no podrán beneficiarse del régimen de responsabilidad que la limita al importe de sus respectivas aportaciones, sino que, en ese aspecto, se regirán por las reglas de la sociedad colectiva o de la sociedad civil.

Las sociedades y demás entidades a las que se alude habrán de inscribir en el Registro Mercantil, entre otros actos y contratos, además del que las constituyan (escritura y estatutos), todas y cada una de las modificaciones de ese régimen organizativo (ampliación y reducción del capital, cambio de domicilio, modificación del modo, etc.), su transformación, fusión, escisión y los acuerdos que afecten a la representación de la entidad (nombramiento de los administradores, poderes generales, etc.).

3. La Consolidación Contable

Tiene lugar en aquellas personas jurídicas en cuyo patrimonio figura un conjunto de participaciones significativas en el capital de otras sociedades, considerándose estas dependientes de la primera. Extraeremos de dicha relación la existencia, por un lado, de una sociedad dominante, en representación de la totalidad del grupo de sociedades y que deberá presentar la contabilidad conjunta de todo el grupo. Y, por otro lado, tenemos las sociedades dependientes.

Para ello, se deben seguir los siguientes pasos:

A) Se determinarán los criterios que permitan reconocer la existencia de un grupo. Para ello, vemos el control (directo o indirecto, posible o efectivo) ejercido por parte de una sociedad dominante sobre otras sociedades dependientes. El control se presume cuando la dominante posee, de modo originario o derivativo, en función de acuerdos con otras sociedades dependientes o socios que actúen en nombre propio pero por cuenta de la dominante.

B) Presunción unida a la anterior es la que podría clasificarse como dirección única. Se despliega si se comparte la mayoría de los administradores entre la dominante y la dependiente, o si los de esta, o estas, son altos directivos de la primera o de alguna de las dominadas.

C) Por otro lado, tenemos la obligación de presentación de cuentas anuales. La dominante deberá redactar sus cuentas anuales en forma consolidada, aunque las dependientes también deberán entregar sus propios documentos contables.

D) Por último, la concreción de las reglas que presidirán la redacción de los documentos contables conjuntos, al igual que las particularidades de estos.