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Reglamentos de Notarias Públicas, Artículo 13, 14, 17 16, 61

ACTUACIONES DE REGISTRO PUBLICO Y DE NOTARIA

Por analogía de materias y de funciones, las formalidades y procedimientos que deben cumplir los funcionarios consulares, están consagrados en el Código de Procedimiento Civil, la Ley de Registro Público, el Reglamento de Notarias Públicas, la Ley Orgánica del Servicio Consular y las leyes especiales sancionadas por la República Bolivariana de Venezuela. A tales efectos, cada año calendario con una nota en el primer folio y firmada por el jefe de la Oficina Consular o Misión Diplomática, donde conste el número de folios, objetivo, y año correspondiente, se abrirán los siguientes Libros: 1.- de Autenticaciones y Registros, en el cual se insertan íntegramente los documentos; 2.- de Reconocimientos, en el que se inscribirá un extracto de cada documento a ser reconocido. Ambos libros deberán ser duplicados, foliados y empastados y los documentos se insertarán bajo numeración continúa, sin dejar claro alguno. No debe registrarse bajo un mismo número más de un documento.

ACTUACIONES DE REGISTRO PUBLICO Y DE NOTARIA

Al final del año los citados Libros se cerrarán con otra nota en la cual se indique el número de folios utilizados, el número de actos que contiene y una referencia clara del último documento, fecha y firma del jefe de la Oficina Consular o Misión Diplomática.

Los duplicados se enviarán a la Dirección General de Relaciones Consulares para su posterior remisión a la Dirección de Justicia y Culto del Ministerio de Justicia, conservándose los originales para los archivos de la Oficina actuante.

Por otra parte, se abrirán los libros necesarios para constar las actuaciones referentes a: p. Ej. legalizaciones, certificaciones, nacimientos, etc.

INSTRUMENTO PUBLICO

El instrumento público hace fe de la verdad de las declaraciones formuladas por los otorgantes acerca de la realización del hecho jurídico a que el instrumento se contrae, salvo, en los casos y con los medios permitidos por la Ley, se demuestre la simulación.

También hace plena fe, tanto entre las Partes como respecto de terceros, mientras no sea declarado falso de:

1.- Los hechos jurídicos que el funcionario público declara haber efectuado, si tenia facultad para ejecutarlo

2.- Los hechos jurídicos que el funcionario público declara haber visto u oído, siempre que este facultado para hacerlos constar.

INSTRUMENTO PRIVADO

Se tiene por reconocidos los instrumentos autenticados ante funcionario público autorizado y registrados con las formalidades establecidas en el Código de Procedimiento Civil, artículos 927 y 928, y en la Ley de Registro Público, artículo 102. El Instrumento Privado Reconocido o tenido legalmente por reconocido, tiene entre las Partes y respecto de terceros, la misma fuerza probatoria que el Instrumento Público en lo que se refiere al hecho material de las declaraciones y hace fe, hasta prueba en contrario, de la verdad de esas declaraciones.

PROCEDIMIENTO PARA EL RECONOCIMIENTO

Al pie del documento original se estampara una nota de reconocimiento fechada, firmada por el funcionario actuante y el otorgante (s). Cumplido el acto del otorgamiento se dejará para los archivos una copia fotostática del documento reconocido y su correspondiente nota de reconocimiento. Nótese que en este caso el documento es reconocido, pero no registrado, y en general, no se requiere de testigos, con excepción de aquellos documentos cuyo otorgante no supiere o no pudiere firmar y se tratare de obligaciones para cuya prueba se admiten testigos, asimismo, los requerirán los testamentos no protocolizados.

PROCEDIMIENTO PARA REGISTRO DE UN INSTRUMENTO PRIVADO RECONOCIDO

Los instrumentos privados cutas firmas hayan sido autenticadas o reconocidas por una autoridad judicial o por otra a quien la ley le atribuya igual función, para su protocolización o registro, además de las formalidades establecidas en el Código de Procedimiento Civil y en la ley de Registro Publico, articulo 102, los artículos 105 y 107 de esta ultima señalan las siguientes modificaciones:

El documento se copiara íntegramente en el Libro de Autenticaciones y Registros;

La lectura y confrontación se hará en presencia del funcionario actuante, de dos testigos y de uno de los otorgantes y presentante del documento;

El presentante del documento firmara con tal carácter las copias escritas en los libros correspondientes;

El funcionario actuante dará fe de haberse verificado la identificación personal del presentante;

Si un documento privado, firmado por varias personas, se hubieren autenticado o reconocido judicialmente las firmas de uno o mas de los otorgantes, y no las de todos, estos últimos podrán presentar el documento para su protocolización, y

Si el documento no estuviere firmado por los presentantes se firmara en el acto de registro

TESTAMENTO

El testamento es un acto revocable por el cual una persona dispone para después de su muerte de la totalidad o parte de su patrimonio, o hace alguna otra ordenación, según la normativa legal, articulo 833 del Código Civil. En un mismo acto solamente puede testar una persona y, existen dos tipos de testamentos:

1.- ORDINARIOS:

Abiertos o Nuncupativo.-

Es el que se otorga en presencia de las personas que deben autorizar el acto, quedando estas enteradas de lo que en el se dispone.

Cerrado.-

Su contenido solamente es conocido por el testador. Quienes no sepan o no puedan leer no podrán otorgar este tipo de testamento.

2.- ESPECIALES:

Son los otorgados por el testador a bordo de un buques o aeronaves militares o mercantes en viaje. Solamente tendrán efecto si el testador muere en viaje, o dentro de los meses siguientes al desembarco en lugar en donde hubiere podido hacer nuevo testamento.

AUTORIDAD ANTE EL CUAL SE OTORGA

EL TESTAMENTO EN EL EXTERIOR

Local: los venezolanos y extranjeros podrán otorgar testamento en el exterior para sufrir efecto en Venezuela, sujetándose a las formalidades y disposiciones del país donde se realice el acto, no obstante, el testamento deberá otorgarse en forma autentica y ser legalizado por un funcionario consular venezolano. No será admitido el otorgado por dos o mas personas en un mismo acto, ni el verbal ni el ológrafo. Articulo 879 del Código Civil.

Funcionario Consular: los venezolanos y extranjeros podrán otorgar testamento en el exterior para surtir efecto en Venezuela ante funcionario diplomático o consular de la Republica en el lugar del otorgamiento, de conformidad con la Ley y Código Civil venezolanos. Articulo 880 del Código Civil.

CERTIFICACIONES

Acreditan la verdad y afirman, aseguran o dan por cierto un hecho. Dentro de estas certificaciones destacan dos tipos:

1.- COPIAS CERTIFICADAS.-

Son las que emite el funcionario consular extraídas de los documentos autorizados, autenticados y/o registrados ante la Oficina Consular o Embajadas respectiva, a solicitud escrita del interesado.

2.- CONSTANCIAS CERTIFICADAS.-

Deben registrar la firma autógrafa y cargo del funcionario actuante. Se otorgan a solicitud de parte interesada cuando se desea acreditar un hecho o verdad, apoyándose en hechos o documentos originales que lo ratifiquen p. ej: Fe de Vida; certificación de nacionalidad venezolana; de la vigencia de textos de leyes venezolanas; de la legalidad de un documento de identificación, etc.

PROTESTO O PROTESTA

Son las declaraciones de carácter jurídico que efectúan quienes desean sostener un derecho o resguardar intereses

La Ley Orgánica de Servicio Consular en su articulo 11, ordinal 28, y articulo 50, otorga capacidad a los funcionarios consulares, en los puertos y lugares de su residencia, para recibir toda especie de protestas y declaraciones que hagan ante ellos capitanes, maestros, marineros, pasajeros y comerciantes, ciudadanos venezolanos o cualquier extranjero, referentes a intereses o de responsabilidades propias o ajenas. Se interpreta que dichas protestas y declaraciones corresponden a asuntos relacionados con la navegación marítima. El funcionario consular deberá levantar un acta la cual registrara en el Libro de Autenticaciones y Registros haciendo constar la declaración, la protesta y el hecho de haberla recibido. Copias certificadas deberán ser remitidas a la Dilección General de Relaciones Consulares del Ministerio de Relaciones Exteriores, para su posterior envío al Ministerio de Hacienda.

LEGALIZACION

En los términos de la practica consular venezolana, la legalización es una diligencia de finalidad y alcances definidos. Da fe de la firma y de la calidad del funcionario que autoriza el documento.

La responsabilidad del funcionario consular que legaliza no se extiende ni a la forma ni al fondo o contenido del documento, siempre y cuando, dicho documento no se encuentre enmarcado dentro de las Prohibiciones establecidas en el Capitulo I. Solamente se limita a establecer la legalidad de una firma y la calidad de quien firma. La apreciación del valor del documento solo atañe a las autoridades antes las cuales deba surtir efectos.

REGIMEN DE PODERES

Para entender mejor el Régimen Legal de Poderes es necesario establecer previamente un concepto sobre el Mandato.  Este es un contrato por el cual una persona se obliga gratuitamente, o mediante salario, a ejecutar uno o más negocios por cuenta de otra , que la ha encargado de ello.

Puede ser

Especial para un negocio o para ciertos negocios solamente o General para todos los negocios del mandante.

El Mandato se extingue por:

Revocación; renuncia del mandatario; muerte, interdicción, quiebra o cesión de bines del mandante o del mandatario: inhabilitación del mandante o del  mandatario,, si el Mandato tiene por objeto actos que no podrían ejecutar por sí, sin asistencia de curador.

EL PODER

CONCEPTO:

es el documento legal donde consta el mandato. Puede de ser:

ESPECIAL:

Para Actos de Dominio.- El Mandato se debe determinar en forma concreta a fin de que el apoderado tenga todas las facultades necesaria para el cumplimiento del mismo, tanto en lo concerniente a bienes como a toda clase de gestiones ante las autoridades judiciales o administrativas.

GENERAL:

Para Pleitos, cobranzas o procedimientos administrativos o judiciales.

AUTORIDAD ANTE LA CUAL SE OTORGA EN EL EXTERIOR:

A.-       SEGÚN  EL CODIGO DE PROCEDIMIENTO  EN VENEZUELA:

El articulo 157 expresa que si el poder se hubiere otorgado en país extranjero que haya suscrito el Protocolo sobre Uniformidad del Solemnidad  Legal de los Poderes (Solemnidad 1940) y la Convención Interamericana sobre Régimen Legal de Poderes para ser Utilizados en el Extranjero Panamá 1975, Ley Aprobatoria 1985), deberá llenar las formalidades establecidas en dichos el Instrumentos, vigentes.

En el caso que dicho país extranjero no formara parte de los referidos convenios, deberán cumplirse las formalidades establecidas en su ley interna. En ambos casos, el poder deberá estar legalizado por un magistrado del lugar o por otro funcionario publico competente, y por el funcionario consular de Venezuela, o en defecto de esto por una nación amiga. Caso de haber otorgado en idioma extranjero se le traducirá al castellano por Interprete Público en Venezuela.

El artículo 157 ejusdem señala que el poder también podrá otorgarse ante un funcionario del Servicio Exterior de la República en el país del otorgamiento, sujetándose  a las formalidades establecidas en dicho Código.

B.-       SEGÚN EL PROTOCOLO DE WASHINGTON:

  Señala que en los casos de poderes formalizados en cualquier país en la Unión Panamericana, con arreglo, a las Solemnidades del citado Protocolo, para ser ejercidos en cualquiera de los otros países de la misma Unión, los notarios debidamente constituidos como tales conforme a las leyes del respectivo país, se estimarán capacitados para ejercer funciones y Solemnidades equivalentes a las conferidas a los notarios por las leyes del otro país donde tendrá efecto el poder, sin perjuicio de la necesidad de protocolizar el instrumento cuando así lo exija la Ley como formalidad especial en determinados casos.

C.- SEGUN LA CONVENCIÓN INTERAMERICANA SOBRE REGIMEN LEGAL DE PODERES PARA SER UTILIZADOS EN EL EXTRANJERO:

Las formalidades y solemnidades relativas al otorgamiento de poderes, que hayan de ser utilizados en el extranjero, se sujetarán a las leyes del Estado donde se otorguen, a menos que el otorgante prefiera sujetarse a la ley del Estado en que hayan de ejercerse. En todo caso, si la ley de este último exigiere las solemnidades esenciales para la validez del poder, regirá  dicha ley.

FORMALIDADES  Y PROCEDIMIENTOS PARA REGISTRO CONSULAR:

Las formalidades y el procedimiento de autenticación y registros del poder otorgado ante funcionario consular venezolano, deben sujetarse a lo establecido en el Código de Procedimiento Civil y demás leyes de Venezuela.

De conformidad con el Artículo 151 del Código de Procedimiento Civil el poder para actos judiciales se otorgará en forma pública o auténtica, lo cual significa que le poder simplemente legalizado no es válido así como tampoco el poder meramente reconocido, aunque sea registrado con posterioridad.

En todo caso, el registro de poderes cumplirá las formalidades y procedimientos siguientes:

• Verificación de la identidad del otorgante u otorgantes;

  
  

• Verificación de la declaración del otorgante acerca de su nacionalidad, edad, domicilio y estado civil;

  
  

• Verificación de la representación por medio de documentos auténticos que acrediten la representación;

  
  

• Verificación de la existencia legal de la persona jurídica, en cuyo nombre se otorga el poder;

  
  
• Verificación de la identidad de los testigos, quienes deber ser mayores de edad y saber y leer y escribir el castellano;
• Presentes el funcionario consular actuante, el otorgante y los dos testigos, se procede a confrontar las copias hechas en los libros respectivos con el documento original, a este efecto uno de los presentes en el acto leerá en voz alta el documento original y los demás intervinientes verificaran con exactitud las copias;
• Terminada la confrontación el otorgante procederá a firmar e l documento original, al igual que las copias de los libros correspondientes y,
• Seguidamente el funcionario actuante declara la autenticación del poder por medio de una nota consular que se insertará al pie del documento original y de las copias.

REGISTRO CIVIL

La facultad del funcionario consular como registrador del estado civil:

a.-        En cuanto a la inscripción de los hijos de venezolanos nacidos dentro de la circunscripción consular o jurisdicción de la Misión Diplomática, establecida en el artículo 11, ordinal 5, de la Ley Orgánica del Servicio Consular, y artículos 470 del Código Civil.

b.-        En cuanto a las partidas de matrimonio de los venezolanos que se casaren en el extranjero, si bien la Ley Orgánica del Servicio Consular  o hace mención expresa de ellas, sin embargo, el Código Civil, artículo 103, pauta:

“          El venezolano que contrajere matrimonio un  pías extranjero deberá remitir, dentro de los seis meses de haberse celebrado el matrimonio , a la Primera Autoridad civil de la Parroquia o Municipio de su último domicilio en Venezuela, copia legalizada del acta de matrimonio a los fines de la inserción y de las actuaciones del acta de matrimonio, a los fines de la inserción y de las actuaciones ordenadas en el artículo 92”.

Cabe aclarar con respecto a este último artículo que el funcionario consular no se encuentra facultado para presenciar o celebrar matrimonio, éstos se realizan de conformidad con la ley local del país acreditante.

c.- En cuanto a las partidas de defunción, no están contempladas en la Ley Orgánica del Servicio Consular, pero el Código Civil, artículo 445, al referirse a las partidas en general señala: “Los nacimientos, matrimonios y defunciones se harán constar, en la jurisdicción en que ocurran, en registros especialmente destinados a este objeto”.

Nuevamente por analogía el funcionario consular deberá hacer constar en registros especiales tales actos del estado civil de los venezolanos en el extranjero.

PARTIDAS EN GENERAL

1.- DE LOS LIBROS DE REGISTROS:

Deberán ser duplicados para cada acto del estado civil, a saber:

• De nacimientos,

• De matrimonios

• De defunción

Con respecto a estos dos últimos, en ellos se insertará una trascripción de la partida emitida por la autoridad local.

2.- DE LAS FORMAS DE LAS PARTIDAS:

Deberán expresar:

el nombre, apellido y cargo del funcionario consular actuante; lugar, día, mes y año en que se extiendan; lugar donde acaeció  el acto que se registra y las circunstancias correspondientes a cada acto, nombres y apellidos, edades, profesiones y domicilios o residencias de las personas que figuran en la partida, ya como partes, a como declarantes del acto, ya como testigos, y los documentos presentados.

Firmarán las partes que comparezcan y puedan hacerlo, los declarantes en sus casos, y los testigos que sepan escribir, expresándose las causas por las cuales deje de firmar cualquiera de los obligados a ello.

Se extenderán numerándolas sucesivamente en los libros respectivos, sin dejar espacios, salvándose específicamente al final, de la misma letra y antes de la firmas, toda palabra borrada, o interlineada o enmendada.

Toda partida deberá leerse a las partes y a los testigos, expresándose al final de las mismas haberse llenado esta formalidad.

Los documentos o comprobantes que se presenten para extender las partidas de registro, deberán ser firmados en el acto por la parte de los presenta y por el funcionario actuante.

3.- DE LA RECTIFICACIÓN:

Solamente el funcionario actuante podrá modificar o rectificar un asiento extendido y firmado, cuando estando todavía presentes el declarante y los testigos, alguno de éstos o el funcionario actuante mismo, se dieren cuenta de la existencia de inexactitudes o vacíos, podrá hacerse la corrección o adición inmediatamente después de las firmas, suscribiendo todos los intervinientes la modificación. Caso contrario, las partidas de estado civil sólo podrán rectificarse por sentencia judicial de conformidad con el Código de Procedimiento Civil, Título IV, Capítulo X. Por lo tanto, el funcionario actuante debe ser muy cuidadoso en los registros que autorice.