Estructura y Elementos Clave de Documentos Históricos

4. Los sellos

Es una impronta obtenida por la presión de una matriz sobre un soporte fijada al documento por diversos procedimientos y que sirve como instrumento de autentificación y validación del escrito, como mecanismo para reservar al destinatario del documento su contenido o como simple marca de jurisdicción, autoridad o propiedad. De su estudio se encarga la Sigilografía.

5. Las notas

Las administrativas, que contienen resúmenes o incluso resoluciones relacionadas con el documento; llamadas de atención para agilizar la lectura del mismo o menciones a otros documentos anteriores. También son frecuentes las notas aclaratorias; anotaciones archivísticas de diversas fechas; sellos de archivos y de diversas dependencias administrativas que custodiaron el documento en algún momento de su historia.

Caracteres internos de los documentos

Ya hemos comentado cómo éstos hacen referencia a la forma o estructura con que se organiza el texto. Se le llama también discurso o tenor documental en el que hay que distinguir unas fórmulas que constituyen el cuerpo del documento por cuanto expresan el hecho documentado, a esas fórmulas se les llama texto. Otras preceden al texto, se les llama protocolo o protocolo inicial y, por último, las que siguen al texto que se llama protocolo final.

El repartimiento analítico responde al siguiente esquema (se le denomina también estructura documental):

1. Protocolo inicial

Donde aparecen, además de algunos formalismos, como el saludo y la invocación a la divinidad, la identificación del emisor del documento y del destinatario del mismo.

• a. Invocación: referencia a la divinidad que puede ser representada de forma simbólica y simple sobre todo en los documentos de la Edad Moderna y, verbal.
• b. Intitulación: la identificación del emisor ya sea persona individual o institución, con título, vecindad y otras circunstancias.
• c. Dirección: la identificación del destinatario o receptores del documento. Puede ser:
  • i. Individual
  • ii. Genérica
  • iii. Corporativa: dirigida a varios colectivos sin especificación de personas.

No todos los autores están de acuerdo con considerar a la lengua entre los caracteres internos del documento sino en los externos puesto que la investigación lingüística se orienta sobre una metodología distinta a la de la investigación diplomática.

En los documentos notariales tanto la intitulación como la dirección se denominan: identificación de los otorgantes y fórmula de comparecencia del escribano.

• d. Saludo: fórmula de cortesía hacia la persona o entidad a la que va dirigida el documento. Puede adoptar formulaciones menos protocolarias en documentos privados.

2. Texto o cuerpo del documento

Donde se contiene el mensaje que se quiere comunicar con toda una serie de cláusulas y formulismos con los que éste se justifica, tanto en términos intelectuales como jurídicos.

• a. Preámbulo: Tiene un carácter protocolario en las que se expresa una serie de argumentaciones de tipo genérico, no relacionadas directamente con el asunto pero que justifican el contenido del mismo.
• b. Notificación: fórmula por la que se advierte al destinatario que a continuación se van a exponer las razones o motivos que explican el documento.
• c. Exposición: Recoge los motivos y antecedentes que explican el dispositivo del documento. Puede confundirse, a veces con el preámbulo, pero mientras éste constituye un elemento preliminar del texto, de carácter moral o literario, la motivación se refiere propiamente al documento destinada a exponer razones y circunstancias de hecho y de derecho.
• d. Disposición (Dispositivo): Es la parte sustancial del documento en donde se expresa el objeto del mismo y la voluntad del autor. Puede adoptar la forma subjetiva, hablando en primera persona o en forma objetiva cuando el documento habla de las partes en tercera persona, como si el hecho documentado fuera expuesto por el rogatario o redactor del documento.
• e. Sanción y corroboración: cláusulas que van siempre al final del documento y cuyo objeto es garantizar el cumplimiento de la acción jurídica contenida en la parte dispositiva y certificar que se ha guardado las formalidades necesarias para dar validez y fuerza legal al propio documento. La relación y tipología de cláusulas son muy extensas y dependen del tipo, el momento histórico o el lugar de redacción del mismo. Son las siguientes:
  • i. Intencionales: expresa la voluntad del otorgante.
  • ii. Preceptivas: órdenes dirigidas a oficiales inferiores para que tomen las resoluciones necesarias para hacer efectivas la disposición del documento.
  • iii. Derogativas, por las que anula cualquier derecho, ley o privilegio que resultase contradictorio con lo dispuesto en el documento.
  • iv. Reservativas: están encaminadas a evitar posibles recursos y protestas de terceros, consecuentes al documento.
  • v. Obligatorias: fórmulas con las que explícitamente se obligan las partes contratantes a cumplir lo pactado, pudiendo ser generales y particulares.
  • vi. Renunciativas: los contratantes renuncian a todas aquellas salvaguardas legales o de otro tipo que podrían haber llegado a utilizar para dejar en suspenso el acto jurídico recogido en el documento.
  • vii. Penales o conminatorias: advertencia de que si no ejecuta lo dispuesto en el documento se impondrán penas espirituales o económicas.
  • viii. Corroborativas: sirven para anunciar que se han cumplido las formalidades exigidas para que el documento adquiera su perfección legal. Tienen una importancia diplomática especial por cuanto explicitan la formalización jurídica mediante expresiones.