Conceptos Clave

• Licitación: Solicitud o petición pública de ofertas a empresas y la presentación de las proposiciones por parte de estas para la ejecución de un contrato.
• Expediente de contratación: Conjunto ordenado de documentos de actuaciones administrativas correspondientes a la preparación de un contrato determinado. Lo inicia el órgano de contratación, determinando la necesidad de la prestación objeto del contrato.

Documentos del Expediente

1. Informe Justificativo de la Necesidad de Contratación

Este informe expone la necesidad, características e importe aproximado de la prestación a contratar (orden de estudio), junto con otro informe que justifica la insuficiencia de medios por parte de la administración contratante. El informe de orden de estudio especifica el contenido y condiciones de redacción del estudio o proyecto y de las obras a proyectar. Normalmente explicita:

• Antecedentes
• Tipo de estudio o proyecto
• Situación
• Clase de obra a proyectar
• Características de la obra a proyectar
• Instrucciones particulares a tener en cuenta
• Necesidad o no de contratación de una empresa consultora externa
• Programación del estudio o proyecto
• Presupuesto estimativo del estudio o proyecto de obra y de las expropiaciones

2. Pliego de Cláusulas Administrativas Particulares

Es un conjunto de derechos y obligaciones que asumen las partes que firmarán el futuro contrato. Contiene aquellas estipulaciones que no figuran en el pliego general, las que están en contradicción o las que no son aplicables por causa justificada en el contrato. Presenta un doble contenido:

• Contractual: Las condiciones o cláusulas del contrato, incluyendo las relaciones jurídicas bilaterales entre ambas partes, que pasan a formar parte del contrato. Las cláusulas son: definición del objeto del contrato, presupuesto de licitación, plazo de ejecución del contrato y posibles prórrogas, fórmulas o índice oficial de revisión de precios, cláusulas especiales de resolución del contrato, penalización, régimen de pagos, sistema de determinación del precio del contrato, lugar de entrega de los informes, estudios, anteproyectos o proyectos objeto del contrato, comprobaciones de la calidad del objeto.
• Reglamentario: Las condiciones del procedimiento de selección de contratistas y la forma de adjudicación del contrato, reproduciendo o ampliando la normativa vigente, sin excluir la aplicación de preceptos legales. Las cláusulas son: procedimiento y forma de adjudicación del contrato, documento a presentar por los licitadores, forma y contenido de las proposiciones, criterios para la adjudicación del concurso por orden decreciente de importancia y su ponderación, indicación o alternativas con expresión de sus requisitos y aspectos sobre los que son admitidos, garantías provisionales y definitivas, así como, en su caso, garantía complementaria.

3. Pliego de Prescripciones Técnicas Particulares

Tiene por objeto describir los trabajos a realizar por el adjudicatario y definir las características, las condiciones y los criterios previos a tener en cuenta en la ejecución de los trabajos solicitados. Debe incluir: características técnicas aplicadas que han de reunir los bienes o prestaciones del contrato, requisitos, modalidades y características de las variantes, normativa aplicable, definición de los agentes implicados, alcance de los trabajos a realizar, documento a disposición del adjudicatario, valoración y medición de los trabajos.

4. Certificado de Existencia de Crédito

5. Informe de Fiscalización de la Intervención Administrativa

6. Autorización del Gasto Correspondiente

Aprobación del expediente. Cierra el expediente de contratación, finaliza la habilitación del contrato e inicia el procedimiento de adjudicación del contrato.

Tipos de Expediente

Según su tramitación, pueden ser ordinarios, urgentes o de emergencia. Además, la legislación administrativa admite la posibilidad de tramitar anticipadamente el expediente con cargo a créditos de ejercicios presupuestarios posteriores.

Expediente Ordinario

Sigue la tramitación normal prevista en la legislación, es decir, cuando por turno corresponda y con sujeción a los procedimientos especificados en la legislación con cargo a créditos de ejercicios presupuestarios posteriores.

Expediente de Urgencia

Aquellos cuya necesidad es inaplazable o cuya adjudicación es preciso acelerar por razones de interés público. Procedimiento: Se emite una declaración de urgencia (órgano de contratación) en el momento de inicio del expediente y dicha declaración se incluye en el expediente administrativo. Efectos:

• Preferencia de despacho a la hora de tramitarse, reduciéndose el plazo para emitir informes a 5 días.
• Reducción de los plazos a la mitad (el licitador dispone de 8 días).
• Posibilidad de iniciación del contrato sin formalización, pero siempre que se haya constituido la garantía definitiva.
• Iniciación del contrato antes de 15 días naturales desde la notificación de la adjudicación; en caso contrario, se procede a su resolución, puesto que se acredita que no era urgente.

Expediente de Emergencia

Surge como consecuencia de acontecimientos catastróficos, de grave peligro o que afecten a la defensa nacional. En cualquier caso, no es suficiente la mera existencia de la situación de emergencia, sino que además es necesaria la actuación para evitar o remediar sus efectos. Procedimiento: Emisión de la declaración de emergencia, autorización del gasto, adjudicación verbal del contrato y tramitación del expediente a posteriori. Plazo máximo para el inicio: un mes desde el acuerdo de emergencia.