Función Administrativa

La función administrativa es esencial para el funcionamiento de cualquier empresa. Se divide en:

• Funciones Primarias: Conforman el proceso productivo (producción y comercialización) y generan ingresos directos.
• Funciones de Apoyo: Soportan las funciones primarias y garantizan el buen funcionamiento de la empresa. Incluyen aprovisionamiento, tareas administrativas, gestión de RR.HH. y financiación.

Documentación Mercantil: Introducción

La documentación mercantil es crucial dentro de la función administrativa. Implica emitir, clasificar y archivar correctamente documentos para facilitar la gestión y el desarrollo empresarial. Una correcta gestión documental proporciona información clara y facilita la toma de decisiones.

Documentos de Compraventa

El Presupuesto

El presupuesto detalla los bienes y servicios a vender con sus precios, incluyendo la forma de pago. Debe contener los datos de la empresa y del cliente. Puede presentarse por teléfono, correo electrónico, fax o por escrito.

El Pedido

El pedido formaliza la compra o prestación de servicios tras la aceptación del presupuesto. Puede realizarse por teléfono, fax o correo electrónico. Debe incluir:

• Identificación de las partes.
• Identificación del documento (número y fecha).
• Identificación de la mercancía (código, unidades, descripción, precio unitario y total).
• Condiciones de la compra: plazo, lugar, forma de entrega y pago.
• Firma del comprador.

Se emiten tres ejemplares: original (vendedor), copia (comprador) y copia (departamento comercial).

El Contrato

Es un acuerdo legal entre dos o más partes. En el ámbito empresarial, se formaliza por escrito. Tipos de contratos:

• Contrato de compraventa: Condiciones de compraventa de un bien (partes, bien, precio, condiciones de pago).
• Contrato de prestación de servicios: Servicio a cambio de un precio (electricista, pintor, gestoría).
• Contrato de suministro: Suministro de luz, agua, teléfono, gas.
• Contrato de seguros: Previene riesgos (póliza de seguros, prima).

El Albarán

Documento que acompaña a la mercancía. Si los gastos son a cargo del comprador, este debe pagarlos al recibir el pedido.

La Factura

Documento legal que acredita la prestación de servicios o la compraventa. Contenido mínimo:

• Empresa vendedora y compradora.
• Datos de la factura: número, fecha, referencia del albarán y número de cliente.
• Descripción y referencia de artículos o servicios, cantidad, precio unitario e importe total.
• Descuentos (porcentaje e importe).
• Base imponible (importe total menos descuentos).
• Impuesto sobre el Valor Añadido (IVA).
• Total factura (Base Imponible + IVA).

Otros Documentos

• Tarifa de Precios: Precios de los productos, descripción, precio unitario y validez.
• Nota de Gastos: Gastos inherentes a la compra (transporte, seguros, etc.).
• Carta de Portes: Contrato y factura en servicios de transporte.

Documentos de Pago y Cobro

En Efectivo

Cheque

Documento que permite cobrar en una entidad bancaria.

• Cheque Conformado: El banco garantiza la firma y fondos.
• Cheque Cruzado: Solo se puede abonar en cuenta.
• Cheque Nominativo: Identifica al beneficiario.
• Cheque al Portador: No identifica al beneficiario.

Debe incluir: banco emisor, número de cuenta, cantidad en cifras y letras, nombre del beneficiario (si es nominativo), lugar y fecha, firma del titular. El cobro es en un plazo máximo de 15 días.

Transferencia Bancaria

El comprador transfiere dinero a la cuenta del vendedor. Puede haber comisiones si los bancos son diferentes.

Tarjeta

La entidad financiera abona al vendedor y carga al comprador (débito o crédito).

Domiciliación Bancaria de Recibos

El vendedor presenta el recibo al banco para su pago.

Pago Aplazado

Se aplaza el pago de la factura, con intereses por demora. Se formaliza con letra de cambio o pagaré.

El Recibo

Acredita el pago de una cantidad. Emitido por el vendedor. Suele tener dos partes: recibo (comprador) y matriz (vendedor).

La Letra de Cambio

Documento por el que el librador ordena al librado el pago de una cantidad en una fecha determinada. Intervienen:

• Librador: Vendedor (emite la letra).
• Librado: Debe pagar la letra.
• Tomador (Beneficiario): Recibe el pago.
• Avalista: Garantiza el pago.
• Endosante: Transmite la letra.
• Endosatario: Recibe la letra.

En caso de impago, el librador puede iniciar un juicio ejecutivo.

Aspectos Legales de la Letra de Cambio

• Aceptación: Firma del librado, obligándose al pago.
• Aval: Garantía de pago.
• Endoso: Transmisión de la letra.
• Descuento: Cobro anticipado en el banco (con intereses).
• Protesto: Acto notarial por impago.

El Pagaré

Documento por el que el firmante se obliga a pagar una cantidad en una fecha y lugar especificados. A diferencia de la letra de cambio, el pagaré contiene una promesa incondicional de pago. Se pueden pactar intereses y garantías.