Documentación Legal: Guía Completa para Empresas y Autónomos

Documentación Pública y Privada

Documentos Públicos

Son aquellos autorizados por un notario o empleado público competente. Hacen prueba del hecho que motiva su otorgamiento y de la fecha de este frente a terceras personas.

Documentos Privados

Son los que no han sido autorizados por un notario o un empleado público. Estos documentos hacen prueba tanto del hecho que los motiva como por su otorgamiento y de la fecha de este, pero solo por las partes que lo han suscrito.

Fedatarios Públicos

Son las personas habilitadas legalmente para dar fe y autentificar los hechos, actos o negocios jurídicos. Se pueden incluir a:

Notarios
Secretarios judiciales
Registradores de propiedades y mercantiles
Funcionarios públicos legalmente facultados

Registradores

Son funcionarios públicos del estado licenciados en derecho y seleccionados mediante oposiciones. Su función es la llevanza de los registros de la propiedad, bienes muebles y mercantiles, ejerciendo las funciones públicas que les da la legislación.

Documentos Notariales

Escrituras Públicas

Tienen como contenido las declaraciones de voluntad, los actos jurídicos que impliquen prestación de consentimiento, los contratos y los negocios jurídicos de toda clase.

Actas Notariales

Tienen como contenido la constatación de los hechos o la percepción que de ellos tenga el notario.

Pólizas Intervenidas

Tienen como contenido los actos y contratos de carácter mercantil y financiero. Ej: una póliza de crédito.

Estructura de las Escrituras Notariales

Introducción

Lugar y fecha del documento
Nombre del notario
Datos personales de los comparecientes
Documentos de identidad de los comparecientes
Carácter de los comparecientes
Fe del notario de la capacidad, libertad y conocimiento de los comparecientes

Cuerpo

Declaración de voluntad de los comparecientes
Documentos y comprobantes que se deban adjuntar o se solicitan por los comparecientes

Conclusión

Fe de la lectura de la escritura por el notario o los comparecientes
Transcripción de normas legales y documentos omitidos en la escritura
Corrección de errores advertidos en la escritura
Número de serie de las hojas donde se inicia y concluye la escritura
Firma del notario y cada uno de los otorgantes

Registros Públicos

Los registros son instituciones establecidas con la finalidad de dar publicidad a distintos documentos, hechos, actos, contratos, etc.

Registro de Propiedad

Sirve para inscribir y dar publicidad a la propiedad de los bienes inmuebles y de los derechos que caen sobre estos, como la hipoteca que les pueden afectar, como por ejemplo los embargos.

Registro Mercantil

Su fin es dar seguridad al tráfico mercantil publicando los datos jurídicos y económicos de las sociedades que se inscriben en este registro.

Documentación Necesaria para Constituir una Sociedad Mercantil

Solicitud de la certificación negativa de nombre o razón social
Número de identificación fiscal
Otorgamiento de la escritura pública de constitución
Inscripción en el registro mercantil y registros especiales
Liquidación del impuesto de transmisiones patrimoniales y actos jurídicos documentados

Escritura Pública de Constitución

La identidad del socio o socios
La voluntad de constituir una sociedad de capital
Las aportaciones que cada socio aporte
Los estatutos de la sociedad
La identidad de la persona que se encargue desde el principio de la administración y representación de la sociedad

Estatutos Sociales

Es un documento que indica las normas de funcionamiento de la sociedad. En este documento constarán:

La denominación de la sociedad
El objeto social
El domicilio social
Fecha de comienzo de las operaciones
El capital social
El número de administradores
El modo de deliberar y adoptar acuerdos los órganos de la sociedad

Pasos para ser Autónomo

¿Qué es Personalidad Jurídica y qué Implica?

Es aquella por la que se reconoce a una persona, entidad o empresa con capacidad suficiente para contraer obligaciones y realizar actividades que tienen responsabilidad jurídica frente a sí mismos o a terceros. Implica que dicha personalidad viene de los requisitos que la propia ley fija.

Empresa: Capacidad de Sujeto de Obligaciones Jurídicas

La empresa tiene capacidad para ser sujeto de obligaciones jurídicas porque se le aplica un ordenamiento jurídico propio, es decir, el derecho mercantil.

¿Qué Tipo de Documentos van en el Registro Mercantil?

Se inscriben en el registro mercantil los documentos públicos y, en los casos previstos, los documentos privados. Además, tienen como función el depósito de cuentas anuales, la legalización de los libros de los empresarios y el nombramiento de auditores independientes.